Moderní firma má velmi vysoké nároky na komunikační služby. Pokud navíc začnou její zaměstnanci více cestovat nebo pracovat z domova, tak komunikační nároky domácích kanceláří ještě více vzrostou, zejména pokud má být mobilní pracovník vůči klientům společnosti naprosto transparentní. Neexistuje obecný recept, jak potřeby firem uspokojit, vždy se musí vycházet z konkrétních představ a požadavků a je třeba zvážit mnoho faktorů, zejména:

• zda bude telefonické připojení používat víc osob
• jaký je způsob připojení k telefonní síti (pevná linka, mobilní telefon, SIP poskytovatel nebo Skype)
• počet současných připojení k telefoní siti
• existující infrastruktura (počítače, telefonní přístroje, fax, ...)
• požadavky na dostupnost
• požadavky na kvalitu
• pořizovací náklady na nasazení zařízení
• pravidelné náklady na používání služby
• náročnost na instalaci a údržbu
• možnosti rozšíření
• komplexnost a integrace s dalšími službami

Většina malých firem při začátku svého podnikání využije nabídky bezplatných poštovních serverů, takže její zaměstnanci používají různé soukormé adresy a pro komunikaci s klienty dále existuje jedna jediná adresa se jménem firmy. Není třeba polemizovat nad tím, že jde o velmi amatérské a neprofesionální řešení. V další fázi si malá firma pravděpodobně pořídí hosting domény s vlastním jménem s několika POP3 schránkami vedenými na serveru poskytovatele služby. Profesionální dojem vzhledem k zákazníkům je samozřejmě lepší, nicméně se začnou objevovat problémy se sdílením informací obsažených v přijatých a odeslaných zprávách jak mezi zaměstnanci firmy a klienty, tak i mezi zaměstnanci vzájemně. Je zřejmé, že toto řešení může být vzhledem k moderním komunikačním trendům dlouhodobě nevyhovující a lze jej chápat pouze jako provizorní řešení.

Pokud navíc začnou někteří zaměstnanci pracovat na cestách či z domova, pak komunikační nároky společností ještě více vzrostou. Odpovědí na tyto požadavky jsou moderní mailové servery s podporou unified messagingu a konvergencí datových a telefonických komunikací. Moderní mailové servery umožňují sdílení veškerých informací včetně kalendářů a komunikace s klienty, instant messaging, integrované telefonování přes internet a přístup k informacím z mobilních komunikátorů.

Společnost lemonway s.r.o. je schopna navrhnout a implementovat profesionální moderní mailové servery zahrnující všechny výše uvedené funkce i menším firmám za ceny, které řádově nepřekračují náklady na kancelářské balíky.